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電子化と紙文化の今後は用紙サイズが鍵


紙文化が当たり前の日本のビジネスシーン。近年、業務のスピード感が求められ文書の電子化が加速し、紙を使う機会が少なくなってきました。
それに伴い、用紙サイズもA4サイズが多く見かけるようになったのではないでしょうか。

実は官公庁では行政業務の効率化を図るため用紙サイズをA4に統一して発行されています。A4サイズに統一することで、簡潔で見やすい文書の作成、効率的な収納、持ち運びや取扱いのしやすさに大きな効果があると考えています。

企業の担当者の中には紙の資料をなるべく減らして、費用コストと業務の効率化を考えている人もいるかと思います。しかし、紙文化が根強く残っていると一気に電子化や規格の変更に踏み切るのは厳しいという考えもあります。

今回の記事では用紙サイズの統一で文書の電子化と紙文化がうまく融合し業務改善につながる方法がわかります。

■ビジネス文書で使用している用紙サイズを解説

企業で使われている用紙サイズは多種多様にあります。オフィスで使われている複合機は4種類の用紙サイズが主流です。
ビジネスシーンで使われている用紙サイズ4種類を紹介します。

▶【A4】

A4サイズは日本のビジネス文書で多く使われている用紙サイズです。用紙の大きさは210mm×297mmで、官公庁が発行する書類のほとんどがA4になります。
最近では、B5サイズの書類が主流でしたが、A4サイズのチラシやフライヤーも増えてきました。

A4サイズが多く使われている背景は、1993年に厚生労働省が効率化を目的とした用紙規格の統一を図った動きがあります。
そのため、行政文書の規格は企業が効率よく行政文書に対応できるようA4サイズで作られています。今後、ビジネス資料はA4用紙がスタンダードな規格といえるでしょう。

そして、文房具やカバンもA4サイズの書類が収納できるように製品が作られています。A4サイズは用紙サイズの枠を越えてライフスタイルにも浸透しています。


▶【A3】

A3サイズはA4用紙を横に2枚に並べたサイズです。用紙の大きさは297mm×420mmで、折りたたむとA4サイズのファイルに収まります。企業やコンビニの複合機で用意されている一番大きなサイズです。

主な使用用途はビジネス上で図面や設計図などを印刷する際に使用します。また、印刷物でトンボと呼ばれる十字のマークを用紙の上下左右に記入する場合にも使われています。

使用メリットは下記の通りです。

・用紙が大きいので文字を大きくして印刷できる
・情報量の多い印刷物が1枚でまとまって見やすい
・校正チェックなど、訂正箇所の確認がしやすい


主に企業外で出す資料より、社内の事務作業に利便性がある用紙サイズになります。他にも選挙ポスターなど、大型掲示物にA3サイズが使われることもあります。


▶【B4】

B4サイズは事務作業ではあまり使われませんが、主にチラシやパンフレットなど販促物に取り入れられます。用紙の大きさは257mm×364mmで、折り込みチラシにすると、新聞1面の半分にちょうど収まります。

そして、B4サイズのメリットはA4サイズより面積が広いため、多くの情報を細かい箇所まで表現できる点です。
例えば、写真やイラストを掲載して、コピーや文章を入れると見えやすく、印象に残るグラフィックができます。
特にB4が使われている場面は三つ折りパンフレットで使われます。理由は下記の通りです。

・顧客が手に取りやすい
・情報量が細かく載せやすい
・展示のしやすさ
・普通郵便の金額で送付できる


販促物に主に使われるサイズですが、企業内で使われる場面は印刷物の校正時に使われます。オフィスで見ることは少ないですが、制作部門では必要不可欠なサイズと言えます。


▶【B5】

B5サイズは教科書やノート、雑誌に多いサイズです。学校など教育機関で使われることが多く、馴染みの深い用紙サイズになります。

教科書や大学ノートにB5が多い理由は1993年まで公文書のサイズがB5を利用していたことが由来です。また、チラシのサイズにしても見やすく、持ち運びも便利な用紙サイズなのでA4サイズと並んで多く使われています。


■ビジネス文書に使用する用紙サイズが多い理由


日本のビジネスでは、ほとんどの場面で紙が多く使われています。チラシなどの販促物や契約書まで紙が必要です。
しかし、使用する用紙サイズは時代によって変化しています。ここではなぜ、用紙サイズの種類が多いのかを解説します。


▶1993年に公文書のサイズがB5からA4に変更

1993年に行政業務の効率化を図るため、厚生労働省を皮切りに公文書の用紙サイズをA4に変更しました。

公文書の用紙サイズがA4に統一されたのを皮切りに、企業が作成する文書もA4サイズが常用化されています。徐々にA4サイズの文書が多くなりましたが、B5サイズの文書もまだ残っています。

さらに用紙サイズに留まらず、雑貨や生活必需品にA4サイズを元にした製品開発がされています。今後は、世界的にもA4を含むA判のサイズが国際的な基準として使われるでしょう。

▶長年の紙文化によって用紙の使用用途が多い

ビジネス文書とチラシなどの販促物では使用サイズに違いがあります。
例えば、建築図面など、細かい数字が記載されている文書は、やはりA3サイズが見やすくなります。
そして、写真やイラストが多いチラシは、新聞の折込に収まるB4サイズが人気です。

特に建築図面は細かい寸法を記載しているので、紙面が大きくないと作業効率が悪くなります。全体像を把握するための文書は、やはりA3サイズが使いやすいと言えます。

ここ最近、チラシやフライヤーはA4サイズが多くなりました。チラシ印刷キャンペーンでは、A4サイズのキャンペーン価格を出している企業もあります。

紙の使用用途を探ると、日本のビジネスシーンやライフスタイルは紙に支えられてきました。紙使用が根強いことによって、用紙サイズの種類も多くなることがわかります。

■用紙サイズの種類が多いことで企業が抱える問題

長年の紙文化によって、書類のサイズが多様化していることを解説しました。近年、費用コストの削減や個人情報保護法による企業の情報管理責任が問われています。

そして、紙媒体はファイリングをするにも場所と作業コストがかかります。ここで企業が抱える問題として3つの代表的な例を挙げましたので紹介します。

・3つの代表的な例
・紙コストがかかる
・個人情報管理の厳格化
・紙媒体のファイリング作業や保管場所の確保



▶紙コストがかかる

用紙サイズの種類が多いと、コピー用紙の発注やインクの使用量が多くなり費用コストがかかります。

印刷コストがかからないように両面で印刷する、白黒印刷にするなどの対策をしても、社員数が多いほど印刷コストは比例して大きくなります。
ビジネスシーンに紙媒体は必要不可欠ですが、できるだけ費用コストを削減したいと考えている企業は多いでしょう。

▶個人情報管理の厳格化

2003年に個人情報保護法が施行され、2020年に改正されました。そのため、企業にも個人情報の管理の徹底が求められています。
特に、個人情報の漏洩事故の6割が紙媒体によるものです。書類保管庫の施錠忘れや重要書類の紛失など、紙1枚がなくなるだけで企業に大きな損害が降りかかります。

そして、個人情報漏洩の被害総額は10億円以上といわれています。今後も企業はより一層、個人情報の徹底した管理をしなければなりません。
リスク管理の一貫として、紙媒体の保管の場所と大量の書類の保管方法の問題で企業のリスク担当者は頭を悩ませています。


▶紙媒体のファイリング作業や保管場所の確保

用紙サイズの種類が多いと、ファイリングの手間や作業コストがかかります。書類は最大で10年間の保管義務があるので紛失しないように管理しなければなりません。
そのため、企業は書類の適切な保管場所の確保が必要になります。


■電子化が進んでも紙文化はすぐになくならない理由


近年、テレワークを導入する企業が多くなっています。それに伴い、書類の電子化を導入する企業も多くなりました。
しかし、紙に親しみを感じる社員やITリテラシーの低い社員にとって、業務効率化システムを導入することで業務に支障がでます。
ここでは紙文化が進まないと言われる理由を3つ挙げました。


▶現場での混乱が生じる

業務効率に電子システムを導入したところで、現場の社員が使いこなすまでに時間がかかります。
また、ITリテラシーが低い社員への対応とチェック工程が多くなるなど容易に行えないなどの問題が発生します。
その結果、現場で業務スピードが下がり混乱を起こします。ビジネス文書の電子化は部署や業務内容によって、反発があっても仕方ありません。

ビジネス文書の電子化をすることで下記のメリットがあります。
・紙媒体を保管する必要がない
・稟議対応のために出社する必要がない
・意志決定のスピードが速くなる
・業務効率化につながる


ビジネス文書を電子化するデメリットは下記の通りです。
・閲覧しづらい
・手書きで書き込めない
・印鑑の必要性、重要書類を紙媒体で保存する義務がある
・現存する書類のデータ化の遅れ


他にも電子化のメリットデメリットはたくさんあります。まずは、現場がどのような理由で紙媒体での作業に重要性があるのかを調査しましょう。


▶デジタル機器の故障で業務ができなくなる

PCやタブレット機器が使えなくなると、当然電子システムを使う事ができません。紙媒体で業務を行う場合、印刷した文書があれば業務を行うことができます。

しかし、全ての業務で電子化を行うと、デバイスの故障やシステムの不具合によって仕事ができないことが想定されます。

紙媒体のメリットは下記の通りです。
・電子デバイスがなくても使用できる
・全体像を見渡すことができる
・特に図やグラフが見やすい
・修正箇所を記載できる


紙媒体はデジタルにない強みがあります。万が一の事態を考えて、紙で業務ができるような体制を整えることも必要です。


▶チラシや販促物は紙媒体の需要が多い

最近、電子カタログが出ましたが、顧客から紙が見やすいという声が多いので紙媒体の需要はまだまだあります。
今後、ペーパーレス化が推進されても紙の販促資料はなくなることはないでしょう。


■電子化と紙文化を両立する方法


企業で進んでいるビジネス文書の電子化は一度に変更するのではなく、紙文化と一緒に導入することが重要です。
今まで紙文化に馴染んできた現場がどのように電子化と紙文化を両立して、業務改善できるのかをまとめました。


▶用紙サイズを統一する

用紙サイズを統一することで、用紙の発注コストが少なくなります。ビジネスシーンで多く使われるA4サイズに基準を合わせて、A4サイズを中心とした文章作成を行うのも一つの方法です。紙媒体のファイリングをする際も用紙サイズを揃えると保管しやすくなります。

さらに、使わないサイズのコピー用紙をできるだけ発注しないようにするなど、使用サイズを限定する取り組みを行うのも良いでしょう。


▶電子化を想定して文書を作成する

社内資料など文書を作成する際は、電子化をされることを見越した書類作成をしましょう。今後、企業内の文書保管は電子ツールによってPDF化された文書を保管することになります。

電子化できるような文書作成を行い、印刷が必要になったときはA4サイズで出力できるように準備しておきましょう。


▶紙媒体が利便性が良い場合は無理に変更しない

現場によっては紙媒体が利便性が高い業務もあります。その場合は現場のメンバーの声を聞いて、無理に電子化の移行を進めない方が良いでしょう。

その場合は紙コストがかからないようにする、文書管理のルールを制定するなど対策が必要です。


■用紙サイズの統一で電子化は進むが紙文化はなくならない


ビジネスシーンの電子化は徐々に増えてきますが、すぐに紙文化はなくなりません。時代が変化しても紙媒体がないと業務ができない業種もあります。そして、販促活動に紙媒体は必要なツールです。

電子化の強みは業務スピードが早くなる、紙媒体を保管する必要がないなどスマートな振る舞いができるところです。
紙媒体の強みはすぐに取り出すことができ、修正点があれば手軽に記載ができます。
これからの企業はコストの削減や個人情報の管理、業務効率化などの課題があります。紙媒体はこれらの課題を通じて残り続けると考えます。

今後はビジネス文書の作成や印刷発注はA4サイズもしくはA3を基準に作成することを推奨するでしょう。なぜなら、官公庁の公文書をA4サイズに基づいて作成されていることやOA機器や生活雑貨も全てA4サイズを元に製品開発をしているからです。

近年の電子化と共存する紙文化の今後は用紙サイズの統一で融合されると考えます。


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